프로젝트 등의 협업과제가 있을 때 이를 구글 문서를 협업도구로 활용하는 방법에 대하여 알아보자. 구글 문서를 활용하면 협업이 필요한 학생들의 과제를 다양한 형태로 제시할 수 있다.
접속자의 편집권한 설정 방법
먼저 구글문서를 공유하려면 공유 설정을 변경해줘야 한다.
학생들에게 배부할 구글문서의 공유 엑세스 권한을 설정하는 방법을 살펴보자.
구글 문서를 작성하고 있는 우측상단에는 [공유] 메뉴가 있다. 이를 클릭한다.
그러면 화면 중앙에 팝업이 활성화된다.
팝업화면에서 하단에 ‘제한됨’ 이라고 되어 있는 부분을 클릭하면 하위메뉴가 또다시 활성화되는데 여기서 ‘링크가 있는 모든 사용자’를 선택할 수 있다. 이를 선택하면 이제 문서가 공유문서로 설정된 것이다. 지금부터 학생들은 링크를 통해 문서에 접근할 수 있다.
이제 링크를 통해 접속하는 접속자들의 권한을 조정하는 방법에 대해 알아보자.
‘링크가 있는 모든 사용자’ 를 선택하면 팝업의 우측 하단에 다시 추가 메뉴가 활성화 되는데 이것을 설정함으로써 접속자의 편집권한을 제한하거나 확장할 수 있다.
엑세스한 접속자의 권한은 총 3가지다.
- 뷰어
- 댓글 작성자
- 편집자
뷰어
권한 설정을 접속자가 문서를 읽기만 가능하게 할 수 있다. 예를 들어 특정 문서를 학생들에게 각자의 속도로 살펴보기를 원하거나 교사의 시범적인 문서작성을 보여주거나 할 때 유용한 방법이다. 학생들의 커서는 본인의 메일주소로 표기되어 각기 다른 색깔로 표시되지만 편집을 하거나 댓글을 달 수 없는 오직 볼 수만 있는 상태가 된다.
댓글 작성자
다음으로 댓글 작성자 기능이다. 이는 특정 작품이나 보고서 등을 학생들과 공유하면서 특정 위치에 학생들의 의견을 댓글로 달 수 있는 기능이 뷰어 기능에서 추가된 상태이다.
학생들은 원문을 수정할 수 없지만 댓글을 통해 의견을 제시할 수 있다. 학생들이 작성한 글이나 작품에 대한 공유활동으로 매우 적절하고 작성자가 명확하게 표기되기 때문에 누가 작성했는지 즉시 알 수 있어 학생들이 엉뚱하고 장난식의 댓글을 사전에 예방할 수 있다.
혹시 그럼에도 불구하고 그런 식의 댓글을 쓴다고 하더라도 교사는 즉시 댓글을 삭제할 수 있어 관리가 굉장히 용이하다.
편집자
다음 권한은 편집자이다. 엑세스된 접속자들의 권한을 편집자로 설정하면 학생들은 수정과 삭제, 추가 등의 모든 편집기능을 사용할 수 있게 된다.
구글문서 협업과제 관리 방법
위의 기능 중 학생들이 협업을 통해 결과물을 완성하기 위해서는 반드시 편집자 권한을 줄 수 밖에 없다.
문서 편집에 대해 학생들이 훈련과 교육이 사전에 잘 이루어져 협조적으로 과제 작성에 참여하는 경우라면 강력한 협업도구로 효과적으로 활용할 수 있다. 그러나 학생 중 누군가 한 명이라도 그렇지 못하면 문서 전체를 편집하면서 엉망으로 만들어 가능성도 있다. 교사가 모니터링을 한다고 하더라도 사실 모든 것을 지켜볼 수는 없으므로 이 부분이 교사가 학생에게 온라인 협업과제를 제시할 때 가장 걱정되는 부분이기도 하다.
20여명의 학생이 동시에 문서에 접속하게 되면 반드시 누군가가 작성한 내용을 삭제하거나 의도치 않게 수정해버리는 등의 문제가 발생하게 된다. 따라서 이를 어느 정도는 제한하고 통제해 줘야만 학생들도 교사도 원할하게 협업을 통한 수업을 진행할 수 있다.
이런 문제를 완전히 해결할 수는 없지만 효과적으로 제한할 수 있는 방법은 있다.
문서를 모둠별로 배부하는 방법
첫 번째 방법은 동일한 문서를 학생들의 모둠별로 배부하는 방법이다. 학급에 총 6개의 모둠이 있다면 문서 6개를 만들어 모둠별로 배부하는 방법이다. 물론 이 방법은 시작부터 다소 번거롭다.
문서를 복사해서 6개를 만들어 놓고 모둠별로 다른 링크를 배부해야 하므로 교사는 같은 일을 여러 번 반복할 수 밖에 없다.
그럼에도 불구하고 이 방법은 문서 하나당 접속한 학생이 모둠원으로 제한되기 때문에 다수가 접속해서 생기는 문제를 원천 차단할 수 있다.
구글문서 탭을 활용한 방법
두 번째 방법은 구글문서의 문서탭을 활용하는 방법이다. 이는 교사가 문서를 여러 개를 만들어 배부할 필요가 없다.
학생들은 하나의 링크를 통해 동일한 문서로 엑세스를 하되 구분된 탭을 통해 각각 구분된 문서에 접속한 것과 같은 효과를 볼 수 있다.
구글 문서의 좌측에는 +를 눌러 탭을 추가할 수 있는데 이 탭은 모두 별도로 구분되어 있는 문서라고 볼 수 있다. 즉, 학생들은 정확한 탭으로 입장하기만 하면 모둠별과제를 작성할 수 있는 문서편집공간으로 이동할 수 있다는 이야기다.
그러나 학생이 다른 탭으로 들어가는 것까지 원천봉쇄할 수는 없다는 한계는 있다.
구글문서의 배부
구글 문서에 접속하는 접속자의 권한과 함께 모둠별로 과제를 어떻게 구분하여 배부할 지 결정했다면 이제 이 구글 문서의 링크를 공유함으로써 학생들이 모두 문서에 접근하게 할 수 있다.
링크를 학생들에게 배부하는 방법은 다양한 방법이 있을 수 있는데 구글 워크스페이스 메뉴 중 하나인 그룹스로 학생들의 메일주소가 이미 통합적으로 관리되고 있는 경우라면 그룹스를 통해 일괄 메일로 발송하는 방법이 가장 간단할 수 있다.
그러나 만약 이런 환경이 사전에 구성되지 않은 상황이라면 흔히 쓰는 URL 줄이기 사이트를 통해 최소화된 URL을 배부하여 접속하게 하거나 링크를 QR코드로 변환하여 학생 태블릿이나 노트북의 카메라를 통해 접속하도록 할 수도 있다. 최근에는 한글로 URL을 변환하는 사이트도 있기 때문에 입맛과 상황에 맞는 방법을 선택할 수 있다.